採用業務を効率化する方法7選！効率化が必要な理由も解説

採用において同業他社よりも優秀な人材を確保するためには、スピード感をもって採用業務に対応することが必須です。またそのためには、採用業務をできる限り効率化する取り組みが欠かせません。

この記事では、採用活動の効率化が求められる理由や、効率化の方法を説明します。

 

 

 

 

1．採用業務の効率化が求められる理由

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まず、採用業務になぜ効率化が求められるのか、その理由から見ていきましょう。

 

1.1. 採用担当者のコミュニケーション負担が大きい

 

採用業務では、応募者との密なコミュニケーションが欠かせません。丁寧なコミュニケーションを怠ってしまうと、せっかくの応募者を逃してしまう恐れがあります。また、採用を希望する部門との連絡調整も必要であり、報連相の徹底も求められます。応募者が増えれば増えるほど、採用担当者にとってこれらのやりとりは業務上の負担となります。

 

1.2. 採用手法の多様化による業務量の増加

 

近年は、通常の求人広告に加え、ダイレクトリクルーティングなど、採用手法が多様化しています。これが、採用担当者の業務負担が増える理由の一つになっています。手法が増えればそのぶん、求人内容の作成や応募者との連絡、調整、管理など、採用担当者がやるべきことも増えます。一方、採用活動は短期決戦となることが多く、業務の遅延は採用の失敗につながりかねません。そのため採用担当者は、人材の確保のために、寸暇を惜しみ、かつマルチタスクで対応しなければなりません。

 

1.3. 優秀な人材を逃さないため

 

必要な人材を同業他社に取られてしまう原因の一つによく挙げられるのは、選考から内定までのプロセスに時間がかかることです。採用担当者は採用業務のためのリソースを十分に確保しておく必要がありますが、実際には採用以外にも多くの業務を抱えていることが少なくありません。そのため業務過多になり、選考に時間を要して、優秀な人材を逃してしまうことは決して少なくありません。採用担当者は、できる限り自らの業務を効率化し、優秀な人材からの応募を確実に採用に結びつける必要があるのです。

 

 

2．採用業務を効率化する方法

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では、採用活動を効率化するには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。その7つの方法を解説します。

 

2.1. 選考・採用プロセスの見直し

 

最初に行うべきことは、選考・採用プロセスにおける現状の業務の洗い出しです。何が必要で何が不要なのか、何が足りないのかを考え、そのうえで採用のプロセスを可視化していきます。

 

2.2. 求人媒体の見直し

 

採用活動をする際には、各自治体のハローワークへの登録や、フリーペーパーや求人サイトの活用など、多種多様な方法を活用することになります。それらの媒体の特性やサービス内容を見直し、自社が求める人材にマッチした媒体かを見直してみましょう。多くの人材の採用を目指したいのであれば多くの媒体を活用することが一つの方法ですが、その分、採用業務の負担も増えてしまいます。逆に、求人媒体を絞り過ぎると、望んだ採用人数に到しない恐れもあります。媒体の規模や媒体が得意とする業界なども考慮しながら媒体の見直しを図りましょう。

 

2.3. 評価の基準を統一

 

人材の評価には、少なからず採用担当者や決裁権者の主観が入り、評価の基準を統一化するのは難しいものです。応募者の能力を冷静に見極めるためにも、スキルや経験、コミュニケーション能力などを数値化するなど、客観的に応募者を評価できる基準を作りましょう。統一された基準があれば、評価のブレがなくなることはもちろん、評価のスピードが上がり、効率化につながります。

 

2.4. 応募者とのコミュニケーションの自動化

 

ツールを活用することで応募者とのコミュニケーションを自動化できれば、採用業務は大幅に効率化できます。ツールを導入すれば、応募者に自動で返信をしたり、面接の日程を通知したりできるようになります。優秀な人材を確実に確保するためには血の通ったやりとりが欠かせませんし、ツールの自動作業ではあまりに無機質と思ってしまうこともあるかもしれませんが、採用業務の効率化を上げるためにも、ツールに任せられる業務はできる限りツールに任せ、業務を効率化すると同時に業務の抜け漏れをなくしていきましょう。

 

2.5. オンライン面接の導入

 

新型コロナウイルスの流行時にオンライン面接を導入していたものの、現在はすべての面接を対面に戻しているという会社は少なくないと思います。しかし、オンライン面接には、感染症のリスク軽減だけでなく、採用業務の効率化にも効果を発揮します。さらに、忙しい合間を縫って転職活動をする優秀な人材や遠方に住む人材との接点を増やす効果もあります。オンライン面接をやめてしまった、またはオンライン面接を導入したことがないという場合は、ぜひ導入を検討してみましょう。

 

2.6. 採用管理システムの活用

 

採用管理システムとは、採用業務を一元管理し効率化できるツールです。採用業務では、求人媒体ごと、部門ごと、応募者ごとに丁寧な対応が求められます。採用管理システムを導入すれば、そうしたやりとりをシステム上で一元的に管理でき、応募者一人ひとりの面接日程や採用までの進捗が見える化される、社内の情報共有がスムーズになるなど、業務効率が大きく改善します。システムの導入にはコストもかかりますが、上手に運用すれば、採用担当者の負担軽減や応募者への対応のスピード化が図られ、時間的・人的コストの削減につながるでしょう。

 

2.7. 採用代行（RPO）の活用

 

採用代行（RPO）とはRecruitment Process Outsourcingの略で、会社の採用業務のすべて、もしくは一部を外部に委託するサービスです。採用業務を外部に委託すれば、採用に関わる業務量を削減でき、採用担当者の負担を軽減できます。また、採用に関する豊富な知見を持った代行会社に委託できれば、これまで社内の採用活動では叶わなかった高度な人材の獲得が実現する可能性もあります。ただし、代行会社に業務を丸投げしてしまうと社内に採用業務の知見が蓄積しにくくなることもあります。代行会社との連携を密にとる、委託内容は業務の一部にするなどの方法を考えることも必要です。

 

 

3．採用業務効率化で採用担当の負担を減らしつつ、より良い人材確保を！

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優秀な人材を確保するためには、採用業務を正確に、かつスピード感をもって進める必要があります。しかし、限られた業務時間のなかですべての採用プロセスを丁寧に進める事は難しいでしょう。

 

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