「人手不足になったらとりあえず求人広告を出していて、あまり応募が来ない」「採用フローがちゃんときまっていない」とお困りの方は多いのではないでしょうか。
採用フローが決まっていないことで、効率的に採用の業務を行えないといった悩みを持っている方もいるでしょう。
この記事では、採用フロー、つまり採用までの流れと、採用担当者が意識していくべきポイントについて詳しく解説します。
1.採用フローとは？
採用フローとは、採用の計画から実際の採用完了、またその後の定着までの一連の流れの事を指します。
例えば、「採用計画策定⇒求人広告作成⇒母集団形成⇒エントリー者への対応⇒スクリーニング・選考⇒最終面接⇒採用決定⇒入社⇒定着」といったものが採用フローです。
大枠としては、上記のものが採用フローの基準となります。
企業や採用手法（新卒・中途など）によっては、項目ごとの中身が大きく変わることがあります。
そのため、企業・採用手法ごとに、採用フローを作ることが重要となります。
採用フローを作ることで、選考の流れを把握することが出来、進捗や数字の管理が行いやすくなります。
2.採用フローの詳細
以下では、採用フローの詳細を説明し、効率的に策定する必要性について解説します。
2-1 採用計画策定
なぜ・どのように・いつ・どういった人材を採用するかを決めることを示します。
2-2 求人広告作成
採用計画にて定めたペルソナを基に、求人サイトに掲載する広告を考案することを指します。
広告代理店などに依頼する場合が多く、自社内で完結することは少し難しいものとなります。
2-3 母集団形成
求人広告や自社採用サイトからの応募を増やすための活動のことを指します。
潜在応募者のことを母集団と呼び、これを増やすことで応募者自体を増やし、採用に繋がる可能性をあげる行動です。
具体的には、企業説明会やイベント、インターンなどのことを指します。
2-4 エントリー者への対応
実際に自社へヘントリーしてきた応募者への対応のことを指します。
具体的には、面接の日程調整や応募者の情報の管理、質問への対応、連絡が繋がらない場合の追いかけなどを指します。
2-5 スクリーニング・選考
書類選考、一次選考のことを指します。本人のスキルや属性を確認し、自社に必要な人材かを確認する段階です。
この段階ではポジティブに評価をしていくというよりは、ネガティブ、採用するにあたって問題になる点がないか確認する要素が強くなります。
2-6 最終面接
自社の役員・社長などによって、応募者と直接面接を行うことを指します。
応募者の人間性なども含め、自社の採用の方向性と合致するかを確認します。
2-7 採用決定
全ての面接を通過した学生に、採用通知書を送付することを指します。
採用通知書は企業側から応募者に結果を通知するものであり、
そちらに対し同意を得られれば、内定通知書、内定承諾書、雇用契約書、労働条件通知書などを送付する流れとなります。
企業によっては、採用通知書をメールで完結させ、内定通知書から送付する場合もあります。
また、内定となった応募者に向けて、実際の入社となるまでのフォローとして懇親会や入社前研修などを行います。
2-8 入社
内定に同意した応募者が実際に自社へ入社することを指します。
自社側としても、応募者を迎え入れるための準備を様々行う必要があります。
具体的には、業務用の端末やアカウントなどの用意、研修の準備、部署への連携などを指します。
2-9 定着
入社した社員が、早期に離職せず、継続して自社で働いてもらえるよう取り計らうことを指します。
特に新卒の定着率は、企業にとって重要な指標の一つとなることが多いです。
定着率を高めるため、教育体制の充実や定期的な1on1でのミーティング、福利厚生の充実などが取り組みとして検討されます。
採用フローを効率的に策定し、より良い採用活動を実現しよう
採用フローの効率化には、事前の計画立案が重要です。
採用に係る関係者全員が各工程を理解し、各フローでどういったことが行われているのかを把握することにより、採用はやりやすくなります。
また、各フローでの歩留まりの分析と改善を継続的に行うことで、より良い採用活動が実現できます。
効率的な採用フローの設計と実行は、企業の成長と発展に不可欠です。
各工程の見直しと改善を通じて、より優れた人材を確保しましょう。
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