欧米では一般的な手法であるRPO（採用代行）。採用市場は売り手市場が続くこともあり、日本でもRPO（採用代行）を導入する企業が増えてきています。
ただ、採用代行は馴染みがないサービスということもあり、「どんなサービスなの？」「アウトソーシングして大丈夫？」と不安になる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、RPO（採用代行）の特徴やメリット・デメリットについて詳しく解説します。また、サービスの選び方のポイントについても詳しく解説します。
1．RPO（採用代行）とは
RPO（採用代行）とは、企業の人事担当者に代わって採用業務を請け負うサービスのことです。RPOは「Recruitment Process Outsourcing」の略で、採用アウトソーシングと呼ばれることもあります。採用計画の設計から内定者のフォローまで、幅広い業務を依頼できるのが特徴です。
RPOでは、業務効率を向上させられるだけでなく、採用のコストを削減できます。また、人事のプロが採用を行うため、優秀な人材の取りこぼしを防げる点も魅力です。
2．RPO（採用代行）が注目されている理由
採用代行（RPO）が注目される背景には、労働人口の減少にともなう採用活動の激化により、人事部門だけでは採用活動に対応できないケースが増えていることが挙げられます。
リソース不足やスキル不足などの要因から採用代行（RPO）の導入を決める企業も多いようです。社員が少人数のため採用業務にまで人手を回せないという中小企業は少なくありません。また、採用活動が激化している中、人事担当者には採用に関する専門的なスキルが求められますが、企業によっては人事専門の社員がおらず、求める人材が採用できないという悩みを抱えている企業も多いようです。
上記のような課題を解消できるサービスとして、RPO（採用代行）は注目されるようになってきています。
3．RPO（採用代行）の業務内容
RPO（採用代行）では、主に下記の業務を依頼できます。
1 採用計画の設計
2 母集団形成
3 応募者管理
4 適性検査などのスクリーニング・採用選考
5 採用状況のレポーティング
6 内定者フォロー
応募者管理や内定者フォローだけではなく、採用選考なども専門的なスキルを持つスタッフに依頼できます。すべての工程を依頼することも可能ですが、最も負担の大きい業務の一部を依頼する方法もあります。
各業務内容について解説します。
1 採用計画の設計
採用活動を行う際、採用計画を設計することは非常に重要です。選考の流れだけでなく、企業が求めている人材のターゲットや採用基準を決めることで、採用後のミスマッチが防げます。
2 母集団形成
求める人材を採用する際に重要なのが、母集団の形成です。採用候補者を集める行為で、合同説明会、求人サイト、転職エージェントなどを通じて母集団を形成します。最もコストがかかる作業でもあり、アウトソーシングすることが多い工程ですが、RPO（採用代行）に任せることでより確度の高い候補者を集められ、採用後のミスマッチを防ぐこともできます。
3 応募者管理
RPO（採用代行）のサービスの中で最も多く利用されているのが、応募者管理です。応募者からの連絡に対する返信や面接日程の調整などが主な業務で、アウトソーシングしやすい工程になります。
4 適性検査などのスクリーニング・採用選考
スクリーニングや採用選考は、採用過程において非常に重要な業務です。しかし、応募が多い企業にとって、応募者のスクリーニングも大きな負荷となります。RPO（採用代行）では、企業が設定した採用基準に合わせ、応募書類や適性検査の結果をもとにスクリーニングします。
5 採用状況のレポーティング
採用状況のレポーティングでは、応募者数や現在の採用人数、面接の予定などをデータで可視化します。進捗状況の報告だけではなく、今後の採用活動の参考にできる点も魅力です。これにより、安心して採用業務を任せることができます。
6 内定者フォロー
求人が売り手市場になると内定辞退率は増加する傾向にあり、対応をおろそかにしていると他社に優秀な人材が流出してしまう可能性もあります。そのため、近年は特に内定者対応を重要と考える企業は多いようです。
4．RPO（採用代行）のメリット
RPO（採用代行）を依頼すると、下記のようなメリットがあります。
- 採用業務の負荷軽減
- 採用効率の向上
- 採用後のミスマッチの減少
それぞれ詳しくご紹介します。
採用業務の負荷軽減
採用業務の負荷を軽減し、コア業務に集中できる点が、RPO（採用代行）に依頼することの最大のメリットになります。アウトソーシングすれば、採用担当者による応募者との接触回数や面接回数などを減らすことができます。その結果、採用担当者は企業にとって利益を生むコア業務に集中できるようになります。
採用効率の向上
採用効率を向上できる点もRPO（採用代行）のメリットです。それぞれの企業に合った求人サイトや広告を選ぶことで効率良く母集団形成ができます。また、応募者情報や面接データも一元管理するため、スピーディーかつミスのない採用が可能です。
採用後のミスマッチの減少
採用後のミスマッチを減らせる点もRPO（採用代行）の魅力です。RPO（採用代行）では、専門的な知識を持つ採用のプロがアサインされます。企業が求める人材をプロの視点から適正な採否判断により見極めるため、採用後のミスマッチを回避できます。
5．RPO（採用代行）のデメリット
RPO（採用代行）のメリットをご紹介しましたが、デメリットも存在します。
- 社内に採用ノウハウが蓄積しづらい
- サービス利用料がかかる
この2つのデメリットと、その対策方法について解説します。利用後に後悔しないためにも、ぜひチェックしてください。
社内に採用ノウハウが蓄積しづらい
採用業務をアウトソーシングすると、採用活動が社員の経験値にはならず、社内に採用ノウハウが蓄積しにくいというデメリットがあります。
しかし、採用担当者を育成するには長い時間が必要となる一方、採用市場は常に変化しており、コア業務を抱える社員がその変化に合わせて成長するのは難しいのが実状です。その点、外部サービスを導入すれば、採用の専門家のノウハウを効率良く学ぶことができます。その学びが深まれば、数年後には自社で採用システムを構築することも可能でしょう。
サービス利用料がかかる
RPO（採用代行）を利用すると、当然ながらサービス利用料がかかります。しかし、そもそも採用業務は工数が非常にかかる作業です。就職みらい研究所が発表した『就職白書2020』によると、中途採用の場合、1人あたりの平均採用コストは103.3万円となっています。
これをアウトソーシングのコストと比較すると、多くのケースでアウトソーシングしたほうがコストをカットできます。
また、自社に合った料金プランを選ぶことでもコストをカットすることが可能です。RPO（採用代行）の料金プランには、主に下記の3つがあります。
- 月額固定制
- 従量課金制
- 成果報酬制
例えば、数人程度の採用を検討している企業の場合なら、成果報酬制を選ぶことでコストを抑えることができます。
6．RPO（採用代行）を導入した方がよい企業とは
RPO（採用代行）の導入には、向いている企業と向いていない企業があります。ここでは、RPO（採用代行）の導入をおすすめしたい企業の特徴についてご紹介します。
現状の採用活動で思うような成果が得られていない企業
下記のような課題を感じている場合は、RPO（採用代行）をぜひ導入してみましょう。
- 求める人材がなかなか集まらない
- ミスマッチが生まれ早期離職率が高い
こうした課題の解決策を専門的な知見なしに社内で検討しても、なかなか答えは見つかりません。しかし、採用の専門家の知見を取り入れれば、改善点を見つけられるだけではなく、効果的な解決策を提案してもらうこともできます。
採用スタッフの人数が足りていない企業
採用スタッフの人数が足りておらずコア業務に支障をきたしているような企業にも、RPO（採用代行）は向いています。
採用スタッフが採用業務とコア業務を兼任している場合、なかなか採用活動に時間が取れません。結果、応募者管理の不備や内定者対応の遅れなどが生じ、優秀な人材が他社へ流出してしまうこともあります。
RPO（採用代行）を活用すれば、採用のプロによる質の高い応募者対応が行われるだけではなく、社員はコア業務に集中することが可能です。
募集職種が幅広い企業
社内で異なる職種やポジションの募集が行われている場合は特にRPO（採用代行）の活用がおすすめです。
接客スタッフ、調理スタッフ、事務など、募集職種が複数にわたる場合、単一職種の採用活動と比較すると工数が増える傾向にあります。しかし、RPO（採用代行）を活用することで、職種に応じた適切なアプローチが可能となります。その結果、採用の工数が削減でき、採用コストを大幅に抑えられます。
7．RPO（採用代行）サービスを選ぶ時のポイント
RPO（採用代行）が注目されるなか、最近では多くの企業からサービスが提供されるようになりました。しかし、自社に合ったサービスを選ばないと、思うような成果を得ることはできません。ここでは、RPO（採用代行）を選ぶ際の3つのポイントをご紹介します。
実績・事例が豊富にあるか
実績や事例が豊富なRPO（採用代行）企業を選ぶようにしましょう。実績が豊富な企業であれば、それだけ自社に適したサービスを提供している可能性が高いからです。累計導入社数、年間導入社数などをチェックすると、課題を解決する能力があるかの参考になります。
可能であれば、年ごとの実績数の推移も比較してみましょう。採用課題は年々変化しています。その変化に対して正しくアプローチできているサービスであれば、着実に実績が増えているはずです。
採用状況を確認できるか・コミュニケーションが取りやすいか
採用状況がスムーズに確認できるか、担当者とコミュニケーションが取りやすいかというポイントも確認しましょう。代行を依頼した場合、進捗状況の確認などで週に数回連絡を取ることになるため、担当者のレスポンスの速さは重要です。スムーズに連絡が取れる企業なら、応募者に対しても迅速な対応をしていると考えられますし、トラブルに対して早期解決できる可能性も高くなります。
チェックする方法は、問い合わせをした際のレスポンスのタイミングです。業務時間内のアクション速度を確認してみてください。
情報管理体制がしっかりしているか
採用業務では非常に多くの個人情報を扱うため、情報管理体制がしっかりしている企業を選ぶことも重要です。公式ホームページで、情報の取り扱いについてどのような対策を行っているかチェックしてみてください。
- プライバシーマークを取得している
- 通信経路を暗号化している
- 不正アクセス対策を行っている
上記のような対策を行っている企業なら安心して依頼できます。
8．RPO（採用代行）サービス事例をご紹介
RPO（採用代行）のサービス事例を採用業務の主なシーンごとにご紹介します。
- 応募者対応
応募者対応とは、応募者からの電話やメールなどでの問い合わせに対応するサービスです。土日夜間なども応募受付専門スタッフが対応するため、応募者を待たせることはありません。細やかな応募者対応により、確度の高い優秀な応募者を集めることができます。
- 面接代行
面接代行とは、企業が設定した設問やヒアリング項目に沿ってサービスを提供する事業者が面接を行うことです。面接実施前に採用したい人材のすり合わせが細かく行われるため、ミスマッチが起こりにくい点が魅力です。
- 外国人採用
近年、外国人労働者の採用が注目されていますが、言語的な問題からグローバル人材の採用が進まない企業には外国人採用のサービスがおすすめです。多言語で応募者対応、面接などを代行してもらえます。さらに、導入研修などで外国人採用者の定着支援を行うこともあります。
9．RPO（採用代行）サービスならエスプールリンクにお任せ！
RPO（採用代行）を導入することで、採用業務を効率化できるだけではなく、質の高い採用活動が実現します。
RPO（採用代行）の導入をお考えの際は、数々の大手企業とも豊富な取引実績をもつエスプールリンクにお気軽にお問い合わせください。採用のプロが、応募者受付から内定までの採用プロセスにおける幅広いシーンでの採用業務をサポート。貴社にマッチした人材の効率的な採用に向け丁寧にサポートいたします。ご相談を心よりお待ちしています。
