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面接代行とは?高まるニーズ背景や利用するメリット・デメリットは?

 

 

目次

1.  面接代行サービスとは
2.  面接代行サービスの提供する業務・流れ
3-1.面接代行サービスを活用するメリット
3-2.面接代行サービスを活用するデメリット
4.  面接代行が向いている企業の特徴とは
5.  エスプールリンクでは面接代行サービスを提供しています

 

 

1.面接代行サ ービスとは


面接代行サービスとは、 企業に代わってオンライン面接や対面面接を請け負い、代行するサービスです。

 

  • 応募受付・面接設定
  • 人材紹介会社との調整
  • 書類選考・スクリーニング・ヒアリング
  • 説明会
  • 面接・面談
  • 応募者情報のレポーティングや分析

 

こういった業務をアウトソーシングすることにより、企業側は要員計画や採用戦略等のコア業務に注力することができます。

ノンコア業務の負担軽減だけではなく、 通常企業が対応できない曜日・時間でも応募者対応や面接が可能 になる為、対応リードタイムが短縮され 応募者の離脱率を低下、採用単価の削減 にもお役立ていただけます。

 

2.面接代行サービスの提供する業務・流れ


 

 

面接代行サービスでは、主に以下の業務を提供しています。

 

➀採用ターゲットの確認

➁ヒアリング内容や評価基準の策定

③面接・面談の実施

④面接のレポーティングと分析

 

面接代行サービスのみではなく、応募受付や面接日程調整を含めたRPO(採用アウトソーシング)サービスの一部として提供されることが多いです。

 

①採用ターゲットの確認

ご依頼いただいた企業様がどんな人材を求めているのかを伺い、採用基準を策定。企業の価値観や考え方によって千差万別な為、 ミスマッチが発生しないように慎重に定める 必要があります。

 

②ヒアリング内容や評価基準の策定

①の内容に基づき、 面接官側のアリング項目や応対内容 に加え、 応募者の回答への評価基準 を定めます。
また、 応募者からの質問への回答内容についてもFAQを作成 し対応いたします。


③面接・面談の実施

面接・面談を実施します。これまでの流れで企業とすり合わせた内容をもとにヒアリング、評価ポイントのチェックを行います。
採用リードタイムを短縮させるために、 最短で応募当日の面接実施 が可能なサービスもあります。

④面接のレポーティングと分析

オンライン面接の場合、録画データや面接評価シートを報告物として連携されるのが一般的です。
採用担当者のタイミングに合わせて面接レポートを確認いただき、 採否の判断のみ対応いただければ、その後の採否連絡や入社日調整まで対応可能 なサービスもございます。

 

3-1.面接代行サービスを活用するメリット


 

面接代行サービスを活用する主なメリットには、以下のようなものがあります。

 

  • 採用リードタイムを大幅短縮し、 採用数・内定承諾数の向上
  • 面接の可視化・データ蓄積が可能に
  • 面接工数の削減
  • 採用基準の統一&面接レベルの向上

 

それぞれの詳細を解説します。

 

  • 採用リードタイムを大幅に短縮、離脱者を抑制し、採用数・内定承諾数の向上

WEB面接であれば最短当日の面接実施が可能なサービスもあります。

応募から面接実施までのリードタイムを最短にし、応募者の熱が冷めない内に面接の実施・選考が可能な為、 採用リードタイムの短縮離脱抑制の2つのメリット があります。

応募受付から面接までを最短リードタイムで対応することが可能となり、運用開始1ヶ月で採用数2.5倍を達成した事例も。

即日面接スピード内定 の採用フローが組めるため、応募者からの内定承諾数も向上が見込めます。

 

  • 面接の可視化・データ蓄積が可能に

自社で面接を行なう場合、採用担当者ごと、店舗ごとの運用に任せ、どのような面接が実施されているのか、応募者とのどのようなコミュニケーションや対応がされているのかを管理・集約することは困難です。

面接をアウトソーシングすることにより、これらを一元管理することが可能となり、 応募者との面接時のやり取りが全て可視化 されます。

 

  • 面接工数の削減

面接に要する時間・工数は、単純な面接所要時間の30分~1時間のだけではなく、待機時間や面接の前準備、面接後の処理や対応などを含めると、平均して 採用1名あたり約4~5時間 と言われています。

面接アウトソーシングにより、採否判断以外の全工程を任せることが可能となり、採用に繋がらない応募者との連携にかかっていた時間・工数などを含め、 約60~75%の採用工数削減 が見込まれる例もございます。

 

  • 採用基準の統一&面接レベルの向上

面接フロー設計のタイミングで、勤務条件や志望動機、人柄や人物像まで含め、面接項目ごとの評価基準や点数化基準を策定するため、 面接官ごとの評価基準の差をなくし企業として採用すべき人材の公平・公正な採用が可能 となります。

また面接時の 面接官の印象は内定率・入社率にも影響 するため、最終的な採用数までコミットした歩留まり改善が可能となります。

 

3-2.面接代行サービスを活用するデメリット


 

上記のようなメリットの一方、面接をアウトソースするデメリットにはどのようなものが考えられるでしょうか。

 

  • 応募者との関係が構築しにくい
  • 代行会社の選定が難しい

 

それぞれの詳細を解説します。

 

  • 応募者との関係が構築しにくい

代行部分が増えると、社内メンバーとの接触が少なくなり、応募者との関係構築難易度が上がる傾向にあります。極端な話、応募~最終面設の全ての工程をアウトソーシングしてしまうと、応募者と会って話すことができるのは内定後になってしまいます。

どこからどこまでの部分を代行するのかは、検討する必要があります。

  • 代行会社の選定が難しい

RPOを行う企業は数あれ、それぞれが得意とする分野/領域は異なります。

自社に合う代行業者を見つけるためにも、しっかりと話を聞き、事業者の実績・得意領域などを事前に確認しておく必要があります。

 

 

4.面接代行が向いている企業の特徴とは


 

では、面接代行の活用によって成果を上げやすい企業の特徴にはどのようなものがあるのでしょうか。

面接代行によって改善が見込まれる成果やメリット・デメリットを踏まえると、以下のような特徴や課題感がある企業では成果を上げやすく、面接代行の活用が向いているといえます。

 

  • 応募流入後の面接率 を改善したい
  • 求人掲載から採用までのリードタイム数週間~1ヶ月以上 かかっている
  • 応募辞退内定辞退 の率が高い
  • 面接は基本的に 担当者判断 で、 面接内容評価基準・選考基準が担当者によって差 がある

 

それぞれの詳細を解説します。

 

  • 応募流入後の面接率 を改善したい
労働人口が減少し人材の母集団確保が困難な昨今の採用市場の中で、 限られた応募数からの1名でも多くの面接機会を確保 することは、採用成果改善の為に最も成果を上げやすい打ち手となります。
面接予約や参加の工程で歩留まりが生じている場合、一番の要因には採用担当者や面接官の「 マンパワー不足 」が考えられます。
面接のアウトソース活用により、採用戦略やコスト全体の見直しなどの コア業務へ集中 することも可能になるため、 採用活動全体の好循環 を生み出すことが可能となります。

 

  • 求人掲載から採用までのリードタイム数週間~1ヶ月以上 かかっている
近年のような売り手市場下では、人材不足から採用活動が多様化し工数が増加しております。企業担当者の負担が大きくなり応募者へのリアルタイムな連絡ができなかったり、面接日が後ろ倒しになったりするなど、応募から面接日までのリードタイムが伸びる傾向にあります。

リードタイムが伸びるほど、せっかく募集費を投資して集まった応募者の離脱は増加し、付随して採用単価は上がっていきます。

面接や応募者対応の工程をアウトソースすることで、 工数削減 だけでなく 離脱率の低減 にも繋がるため、 結果として代行費用込みの採用単価が半分になったケース もあります。

 

 

  • 応募辞退内定辞退 の率が高い

応募流入後の対応内容やスピード は、応募者の 離脱や辞退 の数値に大きな影響を与えます。

特に、応募受付時の応対や面接時の企業への印象は、 最終的な入社意思の決め手 にもなる要因です。

応募辞退や内定辞退の数値に課題がある場合、現状の応募流入後の運用フローやかかっている時間工数の見直しとして、面接代行の活用が適しているといえます。

 

 

  • 面接は基本的に 担当者判断 で、 面接内容評価基準・選考基準が担当者によって差 がある

面接の評価基準が統一されておらず、担当者によって評価基準がバラバラになってしまう等の課題がある場合もあります。

面接の精度が不十分であれば、 求める人材とのミスマッチ も発生しかねません。

面接代行を活用することでバラバラだった採用基準を平準化し、意外にも 採用後の定着率まで改善 した事例も多く、良い人材確保に向けた採用活動全体の取り組みとしても、面接代行の活用により成果を期待できます。

 

 

5.エスプールリンクでは面接代行サービスを提供しています


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