面接代行サービスとは？高まるニーズ背景や利用するメリット・デメリットは？

面接代行は、元々外資系企業を中心に活用され、今や日系企業にも広く普及している採用サービスの1つです。

主に以下の課題を解決するために用いられます。

ここでは面接代行に関する情報と得られるメリット・デメリットについて詳しく解説します。

採用活動でお困りの方はぜひご覧ください。

1．面接代行サービスとは

面接代行サービスとは、企業に代わってオンライン面接や対面面接を請け負い、代行するサービスです。

こういった業務をアウトソーシングすることにより、企業側は要員計画や採用戦略等のコア業務に注力することができます。

ノンコア業務の負担軽減だけではなく、 通常企業が対応できない曜日・時間でも応募者対応や面接が可能 になる為、対応リードタイムが短縮され 応募者の離脱率を低下、採用単価の削減 にもお役立ていただけます。

2．面接代行サービスが注目される背景

近年、採用活動が多様化かつ短期化していることから、採用担当者の業務工数が増えています。その背景には近年の採用マーケットが売り手市場化している点が挙げられます。
以下の表のとおりエンジニア職種は求人倍率が10倍を超えるなど、多くの企業が人材獲得に苦戦を強いられています。

引用： doda転職求人倍率レポート

このような状況の中、採用業務の一部を切り出し外部へアウトソースする流れが加速してきており、中でも面接代行サービスが注目を浴び始めています。

面接は、企業側にとっては事前準備や事後処理に非常に工数がかかります。また、候補者にとっては面接時に感じる印象が企業選びの重要なポイントとなります。そうしたことから、面接のプロへの依頼による効率化の手法が広まっています。

3．面接代行サービスの提供する業務・流れ

面接代行サービスでは、主に以下の業務を提供しています。

面接代行サービスのみではなく、応募受付や面接日程調整を含めたRPO（採用アウトソーシング）サービスの一部として提供されることが多いです。

ご依頼いただいた企業様がどんな人材を求めているのかを伺い、採用基準を策定。企業の価値観や考え方によって千差万別な為、 ミスマッチが発生しないように慎重に定める 必要があります。

①の内容に基づき、 面接官側のアリング項目や応対内容 に加え、 応募者の回答への評価基準 を定めます。

また、 応募者からの質問への回答内容についてもFAQを作成 し対応いたします。

面接・面談を実施します。これまでの流れで企業とすり合わせた内容をもとにヒアリング、評価ポイントのチェックを行います。

採用リードタイムを短縮させるために、 最短で応募当日の面接実施 が可能なサービスもあります。

オンライン面接の場合、録画データや面接評価シートを報告物として連携されるのが一般的です。

採用担当者のタイミングに合わせて面接レポートを確認いただき、 採否の判断のみ対応いただければ、その後の採否連絡や入社日調整まで対応可能 なサービスもございます。

面接代行サービスを活用する主なメリットには、以下のようなものがあります。

自社で面接を行なう場合、採用担当者ごと、店舗ごとの運用に任せ、どのような面接が実施されているのか、応募者とのどのようなコミュニケーションや対応がされているのかを管理・集約することは困難です。

面接をアウトソーシングすることにより、これらを一元管理することが可能となり、 応募者との面接時のやり取りが全て可視化 されます。

面接に要する時間・工数は、単純な面接所要時間の30分～1時間だけではなく、待機時間や面接の前準備、面接後の処理や対応などを含めると、平均して 採用1名あたり約4～5時間 と言われています。

面接アウトソーシングにより、採否判断以外の全工程を任せることが可能となり、採用に繋がらない応募者との連携にかかっていた時間・工数などを含め、 約60～75%の採用工数削減 が見込まれる例もございます。

面接フロー設計のタイミングで、勤務条件や志望動機、人柄や人物像まで含め、面接項目ごとの評価基準や点数化基準を策定するため、 面接官ごとの評価基準の差をなくし 、 企業として採用すべき人材の公平・公正な採用が可能 となります。

また面接時の 面接官の印象は内定率・入社率にも影響 するため、最終的な採用数までコミットした歩留まり改善が可能となります。

5．面接代行サービスを活用するデメリット

上記のようなメリットの一方、面接をアウトソースするデメリットにはどのようなものが考えられるでしょうか。

それぞれの詳細を解説します。

代行部分が増えると、社内メンバーとの接触が少なくなり、応募者との関係構築難易度が上がる傾向にあります。極端な話、応募～最終面接の全ての工程をアウトソーシングしてしまうと、応募者と会って話すことができるのは内定後になってしまいます。

どこからどこまでの部分を代行するのかは、検討する必要があります。

RPOを行う企業は数あれど、それぞれが得意とする分野/領域は異なります。

自社に合う代行業者を見つけるためにも、しっかりと話を聞き、事業者の実績・得意領域などを事前に確認しておく必要があります。

6．面接代行が向いている企業の特徴とは

では、面接代行の活用によって成果を上げやすい企業の特徴にはどのようなものがあるのでしょうか。

面接代行によって改善が見込まれる成果やメリット・デメリットを踏まえると、以下のような特徴や課題感がある企業では成果を上げやすく、面接代行の活用が向いているといえます。

それぞれの詳細を解説します。

労働人口が減少し人材の母集団確保が困難な昨今の採用市場の中で、 限られた応募数からの1名でも多くの面接機会を確保 することは、採用成果改善の為に最も成果を上げやすい打ち手となります。

面接予約や参加の工程で歩留まりが生じている場合、一番の要因には採用担当者や面接官の「 マンパワー不足 」が考えられます。

面接のアウトソース活用により、採用戦略やコスト全体の見直しなどの コア業務へ集中 することも可能になるため、 採用活動全体の好循環 を生み出すことが可能となります。

応募から内定までに1ヶ月以上のリードタイムがかかっている場合、自社の採用を見直す必要があります。可能な限りリードタイムを短くすることで、競合他社との採り合いを有利に進めるためです。合否はできる限り翌日には出すようにし、翌週には次の面接が設定されているというサイクルを各候補者に行いましょう。

ただ、面接は多くの関係者が関与する業務です。面接担当者が忙しくスピーディーに調整ができない場合もあるでしょう。そういった場合に面接代行を効果的に活用すれば、採用リードタイムの短縮が実現します。

応募流入後の対応内容やスピード は、応募者の 離脱や辞退 の数値に大きな影響を与えます。

特に、応募受付時の応対や面接時の企業への印象は、 最終的な入社意思の決め手 にもなる要因です。

応募辞退や内定辞退の数値に課題がある場合、現状の応募流入後の運用フローやかかっている時間工数の見直しとして、面接代行の活用が適しているといえます。

面接方法や選考基準にばらつきがある場合、入社後のミスマッチが発生するケースがあります。

面接代行サービスでは、面接の際に確認する内容や受け答えに対する評価の付け方など、面接方法や選考基準の標準化を行った上で面接を代行します。標準化により合否の判断基準が明確になり、一貫性のある面接実施が可能となります。

結果として、入社後のミスマッチが予防でき、面接の質が高まります。

応募者の面接調整に時間がかかっている場合、そもそも採用担当者の数が足りていない可能性があります。採用担当者が足りていないと、業務工数が他の社員に振りかかるのみならず、応募者の意欲の低下にもつながります。

応募者にとって、企業との初接点をどういうかたちで迎えるのかは非常に重要です。「面接調整に非常に時間がかかった」「かなり先の日時で面接が調整された」といった印象を与えてしまうと、面接はこれらのマイナスを払拭するところからのスタートとなってしまいます。

面接代行を活用することで業務工数の削減と応募者の意欲を高めるアプローチを行いましょう。

7．面接代行サービスを選ぶ際のポイント

面接代行サービスを選ぶ際には、まず自社の採用上の課題は何かを明確にしておきましょう。その上で、各代行サービスが得意とする業界・業種と自社のビジネスとの親和性を踏まえて候補を複数リストアップし、ヒアリングを行います。

その際は、以下の3点を満たしてくれるかを軸に判断しましょう。

それぞれ詳しく解説します。

自社の採用における課題に対し、その解決策を提示してくれるかどうかを確認します。

代行業者によっては母集団形成や面接調整のみを業務範囲としているケースもあり、面接代行はサービス外ということもあります。代行業者からの提案を受けるより先に、自社の課題からどういった業務をお願いしたいかを伝えるようにしましょう。

採用を成功させるためには、関係者との密な連携が必須です。日頃のやり取りに時間がかかる業者には注意しましょう。

例えば、面接を代行してもらっても結果のフィードバックに1週間かかってしまった場合、それは応募者の意欲を下げることに直結します。また、連絡が遅いことでリマインドを行えば、そのぶん自社に余計な業務が発生してしまいます。
ヒアリングの際には、情報共有の方法やスケジュールについては具体的に整理しておきましょう。

採用の難易度や応募者の意欲を高めるための訴求方法は、業種によってさまざまです。代行業者のウェブサイトなどで、自社と同じ業種での実績があるかを確認してみましょう。

特に、エンジニア採用を考えている場合は注意が必要です。前述のとおり、エンジニアは求人倍率が非常に高く、多くの企業が採用に苦労しています。しっかりとした実績とナレッジを持っている業者に依頼をしないと、誰も採用できなかったという結果になりかねません。

採用の確度をできる限り高めるためにも、それぞれの業界・業種に特化したサービスがあるか、知見を持つ担当者がいるかなどを念入りにチェックしましょう。

8．エスプールリンクでは面接代行サービスを提供しています

エスプールリンクではオンライン面接代行サービス「Faceview（フェイスビュー）」を提供しております。

採用の質の向上と効率化を促進するために、面接代行を始めとした次のような選考・面接支援サービスを提供しております。

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シェアード型の採用専門センターにて対応する為、高品質な面接が安価で実施可能です。

また、 年末年始を除く土日祝日・夜間帯も稼働、応募者の都合に合わせた面接対応が可能です。

応募者対応、面接日程調整までを対応。

応募後1時間以内の応募者対応を徹底、 リードタイムの大幅な短縮により離脱者を抑制し、採用単価の削減が可能です。

是非お気軽に、エスプールリンクまでご相談をお待ちしております。